Zinvol vergaderen, willen we dat niet allemaal? Zeker ook in een virtuele wereld.

In een virtuele wereld is het zinvol vergaderen minstens zo cruciaal. Hoe passen jij en jouw collega’s onderstaande tips toe in jullie virtuele meetings?

Meetingitis

De afgelopen 17 jaar heb ik – via mijn werk als trainer coach – met heel veel organisaties kennis gemaakt. Heel vaak hoorde ik mensen zich negatief uitlaten over ‘vergaderen’ binnen hun organisaties en het energieverlies dat dit met zich meebrengt. Herken je dit?: te veel vergaderingen, te lange meetings, te veel/te weinig/niet de juiste mensen betrokken, vergaderingen in vergadering, eenrichtingsverkeer, te veel gepalaver te weinig conclusies in besluiten en/of acties, veel herhalingen, afwijken van de agenda, nieuwe topics die in de vergadering gelanceerd worden, zich verliezen in detail, besluiten die al vast lagen van te voren, …

Zonde van de tijd, zeker daar velen vaak al tijd te kort komen! Vergaderen heeft nochtans zijn nut én hoort zinvol te zijn en dus effectief en efficiënt. Hoe doe je dat nu? Hoe zorg je ervoor dat mensen voldoening halen uit een vergadering?

Zinvol vergaderen om meerwaarde de creëren.

Wel het begint bij het hebben van een duidelijk doel! Voor wie bekend is met gedragsmodellen als Insights Discovery betekent dit dus eerst de Vurig Rode energie inzetten. Een vergadering zonder doel zou gewoonweg niet mogen plaats vinden, want dan gaan alle mogelijk valkuilen (zie hierboven) kans krijgen om zich te manifesteren. Wanneer je wordt uitgenodigd op een vergadering zonder duidelijk doel, stel je de relevantie dus best in vraag. Je kan ook vragen om het verslag te krijgen van de meeting wanneer jouw deelname op zich geen toegevoegde waarde biedt voor jou, noch voor de vergadering.

Zinvol vergaderen met de juiste mensen

Pas als het doel en het “waarom” van de vergadering duidelijk is, kan de vraag gesteld worden, wie hiervoor moeten samenkomen en in betrokken worden (Stralend geel) en wie ook nog vooraf moeten gehoord worden (Zacht groen).

Zinvol vergaderen met een plan

Met deze mensen ga je de agenda van de meeting opstellen (dus de Helder blauwe energie gebruiken) en per agenda item het doel formuleren dat van velerlei aard kan zijn en dus ook vanuit diverse kleurstandpunten geformuleerd. (e.g.nieuwe ideeën genereren, opties op relevantie toetsen, het draagvlak voor een beslissing in kaart brengen, knopen doorhakken, …)

Het is zeker te overwegen om niet iedereen verplicht de hele vergadering te laten bijwonen wanneer niet alle agendapunten voor iedereen relevant zijn. Er kan ook gekozen worden om bepaalde thema’s vooraf/apart in beperkter comité te behandelen.

Wanneer de agenda op punt staat, is het tijd voor de voorbereiding en zijn al de energieën weer aan zet. Presentaties dienen tijdig gemaakt, documenten voorbereid, doorgestuurd en gelezen, betrokken partijen gepolst, pre-meetings gehouden, netwerk aangesproken, acties uitgevoerd … Elke deelnemer aan de vergadering draagt hierin een verantwoordelijkheid.

Als het moment van de vergadering is aangebroken, geldt een algemene regel: “begin op tijd“. Geef het voorbeeld en laat diegene die op tijd zijn niet wachten op de laatkomers. Uiteraard is het ook – in het belang van ieders agenda – goed om tijdig te stoppen.

Vergaderingen duren best niet langer dan ca 1.5 uur. Korter is zeker niet verkeerd. Probeer eens te vergaderen in blokken van 50 minuten of zelfs van een half uur en doe het dan misschien ook al staand. Dit komt de aandacht en efficiëntie van de vergadering ten goede.

Wordt het toch een lange vergadering, dan is het zinvol om een pauze te voorzien en ook de innerlijke mens met vocht en voedsel aandacht te geven. Een aan de groepsgrootte aangepaste ruimte met daglicht komt het vergaderproces zeker ook ten goede. Ook kan het goed zijn om even stil te staan bij de beste vorm van vergadertafel. In functie van doel en proces is het soms beter om aan een rond tafel te vergaderen, eerder dan aan een lange.

De rollen binnen de vergadering

Bevestig aan het begin van de vergadering de afspraken m.b.t. het doel, het waarom en het proces van de vergadering en respecteer de agenda en de timing. Stel van te voren ook een voorzitter, een notulist én een timekeeper aan. Het is niet bevorderlijk om deze 3 rollen bij één en dezelfde persoon te zetten. De voorzitter bewaakt de agenda, geeft iedereen ruimte om aan bod te komen en zorgt dat elk punt wordt afgesloten met een besluit en/of acties. De voorzitter voorkomt dat mensen afwijken, te veel uitweiden, nieuwe topics inbrengen, de focus behouden blijft. De notulist noteert de afgestemde besluiten en acties en zorgt ervoor dat het verslag kort na de meeting bij al de betrokkenen terecht komt. De timekeeper waakt erover dat de timing gerespecteerd wordt. Deze rollen kunnen in een beurtrol worden toebedeeld bij een vaste setting van vergadering.

Afronden van een vergadering

Elk agendapunt wordt best afgerond met een besluit of concrete acties (met vermelding van wie, wat, wanneer). Aan het einde van de vergadering worden deze punten nog herhaald en bevestiging van de deelnemers gevraagd.

Vaak is er ook nog een rondvraag ter afsluiting van de vergadering. Gebruik deze om mensen te vragen naar: wat hen verrast heeft tijdens de vergadering, wat ze concreet meenemen. Vermijd best dat de vergadering terug op gang getrokken wordt door het inbrengen van nieuwe topics. Noteer deze en parkeer ze naar de volgende vergadering.

Vergaderen of sociaal verbinden

Om te vermijden dat een meeting begint of eindigt met een uitgebreid sociaal gebeuren – en hierdoor ook zorgt voor uitlopen in de tijd, kan je best op een ander moment ruimte voorzien voor de niet werkgerichte babbel, door bijvoorbeeld samen te lunchen, te ontbijten, te pauseren.

Nazorg

Kort na de vergadering wordt tot slot het verslag uitgestuurd naar de deelnemers van de vergadering en eventueel andere betrokkenen die van de outcome van de vergadering op de hoogte dienen gebracht te worden. Opdat het verslag ook affectief gelezen wordt, is het raadzaam dit duidelijk en beknopt op te stellen en dus te beperken tot de besluiten en acties die werden afgestemd.

Ik nodig je uit om een paar van deze tips in de praktijk toe te passen en te kijken welk effect dit heeft op de vergadering zelf en op jouw beleving en energie.

Succes!

Bedankt om deze blog te lezen. Delen mag uiteraard ook, graag zelfs.

Dit artikel verscheen eerst op LinkedIn

Bekijk onze Insights Discovery webshop